民營企業(yè)會計檔案管理調研報告
摘要 民營企業(yè)是中國市場經濟的重要組成部分，反映其發(fā)展歷程、企業(yè)經營管理活動的企業(yè)檔案，特別是會計檔案是民營企業(yè)內部管理和文化基礎的必要部分，也是企業(yè)發(fā)展壯大的基礎。會計檔案管理這一工作不容忽視。本文就我國民營企業(yè)會計檔案的管理現(xiàn)狀進行分析，結合民營企業(yè)自身特點探究其原因，并提出相應的對策，以期能對民營企業(yè)會計檔案管理制度的完善起到拋磚引玉的作用。
關鍵詞 民營企業(yè) 會計檔案管理
民營企業(yè)是非公有制企業(yè)的一種，是我國經濟的重要組成部分。隨著改革的深入，開放的擴大，民營企業(yè)對中國經濟的快速發(fā)展起著越來越重要的作用。據(jù)__海關統(tǒng)計，在20__年——20__年間__市累計實現(xiàn)外貿進出口值172.1億美元，其中，國有企業(yè)、外商投資企業(yè)、民營企業(yè)分別累計進出口48.8億美元、66.3億美元、57億美元，平均增長率分別為8%、34.5%、34.4%，對于出口，民營企業(yè)近兩年已占據(jù)__市出口的半壁江山。伴隨中國市場經濟的發(fā)展與完善，民營企業(yè)已經逐漸成為外貿出口的“領頭人”、擴大就業(yè)的“主渠道”、自主創(chuàng)新的“先行者”。記載和反映民營企業(yè)產生、發(fā)展過程及生產銷售管理、技術等活動的企業(yè)檔案也成為民營企業(yè)發(fā)展與壯大的重要資源，而會計檔案則是民營企業(yè)檔案的重要組成部分，它為民營企業(yè)管理者及相關部門的管理決策提供必要依據(jù)。民營企業(yè)會計檔案管理工作不容忽視，它是企業(yè)管理不可缺少的內容。然而現(xiàn)實中，民營企業(yè)的會計檔案管理狀況卻不樂觀！
一、民營企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀
1、會計檔案管理水平參差不齊。
我國的民營企業(yè)數(shù)量眾多，規(guī)模大小不一，檔案管理水平也是參差不齊。那些有一定規(guī)模，企業(yè)效益較好，科技含量較高或者取得某種資質的企業(yè)，檔案管理工作比較規(guī)范，如上海申茂銅材有限公司、上海公元建材發(fā)展有限公司等；由國有企業(yè)改制而成的民營企業(yè)，大多沿用國有企業(yè)相對完善的管理制度，檔案管理工作也相對規(guī)范。而那些規(guī)模小，效益差的個體企業(yè)，或從無到有的新建民營企業(yè)，檔案管理工作幾乎成為企業(yè)的一大死角，基礎工作薄弱，有些企業(yè)甚至根本就沒有檔案意識。
2、大部分民營企業(yè)特別是中小企業(yè)極少建立會計檔案管理制度。
很多民營企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，對會計檔案管理意識較差，建檔率較低。由于資金規(guī)模的影響，企業(yè)的員工較少，且一半都是身兼數(shù)職。有些企業(yè)甚至沒有專職會計，每月的賬務到了月底就聘用兼職會計人員匆匆做賬，以便應付稅務機關或者投資者及銀行等。對于會計檔案也就粗略的簡單整理，有的甚至根本就不整理。會計工作不規(guī)范，進而會計檔案工作也無從做起，對于人為加工的財務資料隨意堆放，企業(yè)沒有一套行之有效的會計檔案管理制度予以規(guī)范，而企業(yè)主或者管理者也無暇建制。
3、企業(yè)主會計檔案管理意識較弱。
大多數(shù)民營企業(yè)偏重于能夠產生經濟效益的生產與銷售活動，而忽略了會計檔案在企業(yè)生產經營中資金流動的憑證與反映信息作用，對會計檔案管理工作投入較少，甚至沒有。對于有些企業(yè)主來說，企業(yè)的賬本、報表等都是為應付稅務機關或工商行政部門或者投資者而作，財務數(shù)據(jù)的真實性與充分性值得推敲，沒有保存的價值，會計檔案管理工作無須開展。以致會計檔案管理工作在很多民營企業(yè)內部管理中仍然是混亂不堪。
4、會計檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，不利于保管與利用。
很多企業(yè)，財務資料隨處堆放，散亂于各個部門。從財務室借出的會計資料也不按時歸還。大多民營企業(yè)由于規(guī)模小，人員少，沒有專職的`會計檔案管理人員對之進行整理與保管，隨處散亂的會計檔案沒有被集中統(tǒng)一管理，這容易導致會計檔案的遺失與毀壞，也不利于保管與后期的查詢利用，會計檔案管理工作空白滯后。
5、會計檔案人員不能及時與外界溝通。
與同行交流會計檔案管理經驗，可以促進檔案管理工作更好地為企業(yè)決策、運營服務。有些企業(yè)會計檔案人員通常是由企業(yè)主或領導的親屬或其他辦公人員擔當。對于他們來說，檔案管理只是簡單的收存工作，沒有必要傾注太多的精力，也沒有必要浪費時間財力與外界溝通交流；再者，為了節(jié)約資金，企業(yè)主也會減少檔案人員外出學習的機會，這也使得會計檔案人員不能及時與外界溝通，進而不利于檔案工作的開展。
6、保管條件普遍較差，會計檔案資源流失、毀損嚴重。
對于部分民營企業(yè)主來說，檔案管理工作與生產銷售相比產生的經濟效益是間接的、無形的、微小的，沒有動力去關注，投入很少，企業(yè)會計檔案管理工作呈“無意識”、“無制度”、“無人員”、“無庫房”、“無設備”、“無經費”的“六無”狀態(tài)。企業(yè)的會計憑證、賬本、報表等隨處堆放，沒有專門的保管設備，有的甚至直接堆放在廢棄的紙箱內，置于辦公室一角，無人問津，更不用說去除濕除塵除蟲了，時間長了，會計檔案大多霉爛、損毀，數(shù)據(jù)資源丟失嚴重。
7、會計檔案基礎工作不完善，歸檔不規(guī)范。
大部分民營企業(yè)沒有專職會計檔案員，通常是會計人員在空余時間簡單整理，然后找地方堆放，或者是出納人員予以整理、裝訂、保管會計檔案。有些企業(yè)，由于人員更換頻繁，對檔案的交接工作沒有做好，權責不明確，造成很多會計檔案沒能被及時歸整。有的企業(yè)干脆就不對其進行歸檔整理，直接將會計檔案胡亂堆放到大文件柜中，然后鎖上或貼上封條，長期不予理會。
8、會計檔案人員專業(yè)素質普遍較低。
會計檔案管理工作要求管理人員既要具備會計專業(yè)知識，又要具備檔案專業(yè)知識，一般情況下，最好應由懂得檔案知識的會計人員來擔當，對會計檔案進行專職管理。而很多民營企業(yè)為了節(jié)約資金，聘用一些文化素質較低，毫無檔案知識的人來管理，或者是讓文秘等辦公人員兼職管理檔案，這些人通常是缺乏檔案專業(yè)培訓，也很少能按照規(guī)范進行檔案收集和整理。
9、 會計檔案得不到充分利用。
隨著市場經濟的不斷發(fā)展，民營企業(yè)已經成為中國經濟的重要組成部分，民營企業(yè)的會計檔案是民營企業(yè)發(fā)展的重要資料，充分利用好會計資料，能為民營企業(yè)的發(fā)展帶來很大的利益，而現(xiàn)實是多數(shù)民營企業(yè)只重視生產銷售等經營活動，而缺乏對反映企業(yè)資金運動變化的會計檔案的利用，很少利用會計檔案來分析企業(yè)經濟管理過程中的各項活動，這也在一定程度上造成會計檔案資源的浪費；再者，民營企業(yè)私有性的特點，過分強調保密，這在一定程度上限制了會計檔案利用人員的身份，這也使得會計檔案得不到充分利用。
10、沒有開展會計檔案鑒定、銷毀、利用工作。
按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，保管期滿的會計檔案（除未結清的債權債務和涉及其他未了事項外的原始憑證及正在項目建設期間的建設單位的保管期滿的會計檔案外），可以按規(guī)定程序予以鑒定、銷毀。這樣既可以體現(xiàn)會計檔案的儲存價值，將有保存價值的會計檔案予以重新歸整、利用，又可以節(jié)省會計檔案的儲存空間，提高會計檔案保管質量。而實踐中的情況卻不如人意，大多數(shù)民營企業(yè)的會計檔案一經歸檔后，就被長年累月地存放在檔案部門，很少予以鑒定、銷毀。由于企業(yè)主不重視，檔案管理員專業(yè)素質不高等原因，使得對會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，大量堆放的未能及時清理的會計檔案浪費了企業(yè)的人力、物力、財力。
11、電算化會計檔案的收集與歸檔存在較大問題。
由于民營企業(yè)的規(guī)模大小、會計管理水平等有所不同，會計電算化水平也是參差不齊，進而電算化會計檔案的收集與歸檔存在不同問題。規(guī)模較大、管理較為完善的大型民營企業(yè)，會計電算化水平較高，電算化會計檔案的收集與歸檔工作進行得比較好。而那些規(guī)模較小，管理較為粗放的民營企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，會計電算化水平較低，有些企業(yè)甚至沒有完整的會計電算化系統(tǒng)，對于有價值的會計憑證，沒能及時打印出來，很多到期末一并打印，一旦電算化系統(tǒng)出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)丟失，電子檔案將無法打印成紙質予以保存。有些企業(yè)電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)沒有及時備份，或是即使備份了，所儲存的硬盤或u盤等載體隨處存放于相關部門，歸檔不及時，或即使歸檔了，也會由于沒有完善的保管條件而使得磁盤、硬盤等儲存載體損壞以致系統(tǒng)不能識別原始數(shù)據(jù)，進而導致電子檔案數(shù)據(jù)丟失。
二、民營企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀的原因分析。
我國民營企業(yè)分為個體企業(yè)、私營企業(yè)、民營科技企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、股份合作制企業(yè)、國有民營企業(yè)等，它們都有著民營企業(yè)共同的特點，而這些企業(yè)自身的特點也影響著會計檔案的管理。
1、中國民營企業(yè)主大多具有冒險、自主創(chuàng)業(yè)精神，他們吃苦耐勞，艱苦奮斗，抓住機遇，勇于冒險。企業(yè)管理的重心著眼于企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)主的主要精力在于尋找企業(yè)發(fā)展的機遇，對于企業(yè)的其他內部管理如檔案管理，就有所忽略，企業(yè)的會計檔案管理就更無暇顧及了。
2、民營企業(yè)的市場性很強，其經營目標是實現(xiàn)資本增值，追求資本收益最大化，有將利潤進行再投資以實現(xiàn)進一步增值的內在投資欲望。民營企業(yè)的經營活動完全以市場為導向，按市場需求來經營管理企業(yè)，一切以盈利增值為主，企業(yè)主關注的大多是投資少，見效快的市場機遇。對于檔案管理，特別是會計檔案管理這種投資不少，見效不快即很難見到直接經濟效益的內部管理更是無心關注，企業(yè)的檔案工作得不到重視，檔案工作也難以開展。
3、 家族制管理模式，缺乏有效的治理結構。據(jù)調查，我國70%的民營企業(yè)基本上都采用家族制管理，企業(yè)以血緣為紐帶，企業(yè)內員工大多與企業(yè)主是親友關系，從上到下，人合成分大于資合成分。企業(yè)會計檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密較多，私有性很強，企業(yè)主一般都讓自己的親戚或者熟人來管理，而這些人往往沒有相關的專業(yè)知識，專業(yè)素質、文化素質都比較低，對會計檔案也談不上專業(yè)化管理，只是被動的接收，堆放，更談不上鑒定、利用、編研了。
4、 民營企業(yè)融資困難、資金嚴重不足，這一特點也影響著企業(yè)的會計檔案管理。民營企業(yè)相對于國有大中型企業(yè)、外資企業(yè)來說，資金來源渠道較少，銀行放貸少，入市門檻高等導致民營企業(yè)融資困難，企業(yè)的發(fā)展大多靠企業(yè)的自有資金或利潤再投資，市場性、盈利性的特點引導民營企業(yè)主將較少的資金投入到投資報酬率較高的項目上，而不會把資金較多地投到他們看似“無利可圖”的檔案管理上，企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)“六無”狀態(tài)也不足為奇了。
5、管理不完善也是民營企業(yè)的一大特點，企業(yè)內部組織關系不明確，管理層次不清楚，計劃性不強，會計檔案管理也就缺乏統(tǒng)一的管理安排，會計憑證、報表多個部門散亂堆放，權責不明確，歸檔保管工作實施困難。
三、民營企業(yè)會計檔案管理的對策
1、健全會計檔案管理制度。在遵循會計檔案管理辦法的前提下，制定與企業(yè)自身相符合的企業(yè)會計檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等制度，規(guī)范企業(yè)會計檔案工作。會計部門按規(guī)定編制會計檔案移交保管清冊，將會計檔案移交檔案部門管理。未設檔案部門的企業(yè)，可以設專人保管。
2、強化宣傳，增強企業(yè)主檔案意識。
國家檔案部門財政部門等相關機構應加強民營企業(yè)的檔案宣傳工作，采取典型示范宣傳，可以通過各種途徑從實踐上理論上加大宣傳的力度，增強企業(yè)主的會計檔案意識，使其認識到檔案特別是會計檔案對企業(yè)長遠發(fā)展的重要性。從思想上行動上調動企業(yè)主的建檔或者完善檔案管理的積極性。
3、將會計檔案管理納入會計人員繼續(xù)教育內容。
會計知識的繼續(xù)教育是會計人員提高專業(yè)素質的一個重要途徑，將會計檔案管理納入會計繼續(xù)教育內容，使得會計人員認識到檔案知識的重要性，要求其從規(guī)范會計基礎工作起做好會計檔案工作。
4、提高會計檔案人員的專業(yè)素質。
企業(yè)領導應重視會計檔案管理工作，關心會計人員，檔案管理人員。多提供會計檔案人員外出培訓或學習交流的機會；采取各種措施鼓勵會計檔案人員提高自身專業(yè)素質；在企業(yè)內宣傳檔案工作的重要性，提高會計檔案人員在企業(yè)管理中的地位。
5、完善民營企業(yè)內部管理制度，明確相關權責。
要解決企業(yè)會計檔案管理問題，主要還是解決內部管理制度的完善問題。有了健全的內部管理制度，能為會計檔案管理制度的建立和完善創(chuàng)造條件。
【民營企業(yè)會計檔案管理調研報告】相關文章：
民營經濟發(fā)展調研報告05-08
企業(yè)會計監(jiān)督調研報告11-26
檔案管理工作調研報告04-12
民營女企業(yè)家面臨難題調研報告12-21
企業(yè)職工檔案管理情況的調研報告01-24
深入推進旗域經濟民營化戰(zhàn)略問題調研報告01-29
勞務調研報告04-14
設備調研報告03-22
店面調研報告02-25