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物流財(cái)務(wù)工作心得
書上網(wǎng)上對ERP這個(gè)詞的解釋有很多，也很專業(yè)，這里做簡單化白話式的理解：就是利用電腦軟件系統(tǒng)，把各個(gè)部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)有機(jī)地整合在一起，使各項(xiàng)事務(wù)的操作和管理都能流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，以提高工作效率，同時(shí)達(dá)到降低消耗、節(jié)省成本和費(fèi)用的作用。最根本的目的是使經(jīng)營和管理規(guī)范化、高效化，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。
一般說來，業(yè)務(wù)簡單、規(guī)模小的企業(yè)，基本上不需要上ERP系統(tǒng)。而規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)相對復(fù)雜的集團(tuán)性企業(yè)，就需要上ERP系統(tǒng)。尤其是規(guī)模發(fā)展到一定程度民營企業(yè)，更是迫切地需要一套先進(jìn)的管理系統(tǒng)，來幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，因?yàn)檫^去家族式的管理已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展速度和發(fā)展規(guī)模了。盡管有的民營企業(yè)老板并不真正了解ERP到底是什么，但他們從各種途徑都聽說過這個(gè)，知道這個(gè)是企業(yè)規(guī)范化管理的好工具，所以他們首先想到的就是ERP!
既然ERP有這么先進(jìn)的功能，能幫助企業(yè)解決經(jīng)營管理上的問題，那為什么又說，上ERP就是找死?
根本的原因，還是在于企業(yè)的老板沒有真正地了解ERP的復(fù)雜性，盲目、急躁、不切實(shí)際，妄圖一夜建成空中樓閣所致!
實(shí)際上，ERP系統(tǒng)，只是一個(gè)經(jīng)營管理的輔助功能系統(tǒng)，它只是經(jīng)營管理的輔助工具而已。而這套工具的使用，必須附著在企業(yè)的經(jīng)營管理的流程上，也就是說，要有效使用這套工具，企業(yè)首先必須要有一套先進(jìn)的、完整的經(jīng)營管理流程作為基礎(chǔ)，再通過ERP系統(tǒng)來把各部門各環(huán)節(jié)的流程有機(jī)地串聯(lián)起來。ERP這個(gè)工具的作用，就是使這些分散的流程有機(jī)地結(jié)合起來，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
簡單地做個(gè)比喻，ERP就好比我們會計(jì)使用的財(cái)務(wù)軟件一樣，它只是一個(gè)辦公工具，有了這個(gè)辦公工具，就能夠減少人力、提高工作效率。而要能夠有效地使用這個(gè)工具，還必須要由會計(jì)從0開始，去做初始化的設(shè)置，并且最關(guān)鍵的前提是，必須首先具有既定的核算程序和方法、具有已經(jīng)成形的報(bào)表編制方法和格式等。并不是說，公司買來一套財(cái)務(wù)軟件給會計(jì)的電腦安裝上去后，整個(gè)財(cái)務(wù)工作就規(guī)范化了，就沒有任何問題了。
所以說，ERP能不能有效實(shí)施，并不是把ERP軟件系統(tǒng)安裝上了，就萬事大吉，就只管坐享其成了，而是要考慮到方方面面，需要經(jīng)過一個(gè)復(fù)雜的過程，在付出艱辛的努力之后，才能基本達(dá)到設(shè)想的目標(biāo)。ERP能不能成功運(yùn)轉(zhuǎn)，涉及到諸多方面的因素，下面分別就這些因素進(jìn)行簡單的分析說明。
首先，企業(yè)必須具備有相應(yīng)的基礎(chǔ)。
1. 電腦應(yīng)用基礎(chǔ)。
各環(huán)節(jié)參與操作ERP的人，必須都是熟悉電腦操作的人，這是最起碼的最基本條件要求。如果企業(yè)的工作人員連基本的電腦鍵盤操作都不會，就匆忙上ERP系統(tǒng)，就妄想一步到位規(guī)范管理，無異于是企業(yè)自己在找死。比如，有的倉管員，從來就沒有接觸過電腦，或者只會在電腦上打游戲，其他的一概不懂，如果直接讓他們來操作ERP的庫房系統(tǒng)，純粹就是在故意搞亂倉庫管理。這樣的話，上ERP還不如原始的手工操作。
2. 與各項(xiàng)業(yè)務(wù)、各個(gè)部門(或分支機(jī)構(gòu))、各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)的全面而規(guī)范的操作流程以及規(guī)章制度基礎(chǔ)。
這些是ERP要實(shí)施的主要內(nèi)容，也是ERP能否上、以及能否成功運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵內(nèi)容�？梢哉f，整個(gè)ERP系統(tǒng)就是靠附著在這些操作流程和規(guī)章制度上來開展的。雖說有的ERP系統(tǒng)自身也附帶有相應(yīng)的操作流程，或者ERP實(shí)施機(jī)構(gòu)也會提供相應(yīng)操作流程，但大多數(shù)都很難符合企業(yè)的實(shí)際，如果企業(yè)沒有自身成型的規(guī)章、流程和制度，盲目照搬ERP系統(tǒng)附帶的流程，立刻就會讓經(jīng)辦人員因?yàn)橥蝗桓淖兞肆?xí)慣的操作方法而變得無所適從，由此攪亂現(xiàn)有的程序，阻礙業(yè)務(wù)的正常開展，進(jìn)而擾亂企業(yè)的正常運(yùn)行，也就相當(dāng)于是在利用ERP找死。
相應(yīng)的全面的規(guī)章制度、操作流程等，是一個(gè)規(guī)范化管理企業(yè)必須具備的基礎(chǔ)，具備這些基礎(chǔ)的規(guī)范化管理的企業(yè)，即使不上ERP系統(tǒng)，繼續(xù)按照既定的程序和規(guī)定操作，業(yè)務(wù)一樣會正常開展，企業(yè)依然會正常發(fā)展，只不過在效率方面會低一些、成本費(fèi)用會高一些而已，但企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)絕對不會突然發(fā)生混亂，更不可能瞬間滅亡!
相反，很多的民營企業(yè)，一直以來都是個(gè)體戶的管理思維，進(jìn)行的是拍腦袋式的管理，企業(yè)里面大多只有原始的“習(xí)慣”，而很少具有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)章制度。這樣的企業(yè)，如果上ERP，實(shí)施起來就更困難，因?yàn)橐�、完善各種規(guī)章制度、操作流程等，絕不是一朝一夕就能完成的。并不是安排兩個(gè)筆桿子坐在那里寫出來就算完成了，而是要拿到實(shí)際操作當(dāng)中去應(yīng)用、去檢驗(yàn)，并在應(yīng)用當(dāng)中去完善后，這個(gè)過程是比較漫長的。
有些開明的企業(yè)老板，就利用上ERP系統(tǒng)的機(jī)會，來逐步完善企業(yè)的規(guī)范化管理。對這些企業(yè)來說，上ERP的過程，實(shí)際也是一個(gè)逐步進(jìn)行規(guī)范化管理改革的過程。實(shí)際上，這些企業(yè)也是首先在對操作流程和規(guī)章制度打基礎(chǔ)，只不過表面上看是一邊上ERP一邊在做企業(yè)規(guī)范。
3. 基礎(chǔ)設(shè)置。
前述兩個(gè)方面的基礎(chǔ)都具備了，企業(yè)也決定要上ERP了，這個(gè)時(shí)候，就涉及到ERP的基礎(chǔ)設(shè)置了，如果基礎(chǔ)設(shè)置不科學(xué)、不合理，沒有系統(tǒng)地考慮到各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的需求，那么ERP系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中反而會引發(fā)不少的矛盾和沖突，其效果反而不如原始的手工操作效率高!比如庫房的材料方面，同一個(gè)品種，不同的供貨商、內(nèi)部采購人員、庫管員、車間生產(chǎn)工人，都會叫出不用的名稱，如果這方面沒有統(tǒng)一的規(guī)定，單單是材料名稱，就能導(dǎo)致系統(tǒng)無法運(yùn)行——無法識別!并且同一品種的材料，包裝不同，規(guī)格也不一樣，比如有的一箱含10包，有的一箱含12包，還有的一包是200克，有的一包是250克等等等。日常簡單的電腦系統(tǒng)處理當(dāng)中，因?yàn)楦鱾�(gè)環(huán)節(jié)相對獨(dú)立，通過人工轉(zhuǎn)換就可以解決。但在ERP系統(tǒng)當(dāng)中，整個(gè)系統(tǒng)都是統(tǒng)一的整體，這些基礎(chǔ)設(shè)置如果處理不好，直接就導(dǎo)致各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)混亂，必然會出現(xiàn)“上ERP就找死”的結(jié)果!比如上述的庫房材料方面，就會出現(xiàn)收、發(fā)貨混亂：品種出現(xiàn)差錯(cuò)，數(shù)量出現(xiàn)差錯(cuò)……結(jié)果導(dǎo)致生產(chǎn)無法正常進(jìn)行，甚至連財(cái)務(wù)也無法準(zhǔn)確核算!
所以，在基礎(chǔ)設(shè)置方面，必須系統(tǒng)、全面地考慮，要綜合考慮到各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的需要。比如需要統(tǒng)一類別、統(tǒng)一名稱、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一計(jì)量單位等，并且還要對各部門各環(huán)節(jié)的操作人員進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，要讓他們熟悉、掌握基礎(chǔ)設(shè)置的內(nèi)容，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的基礎(chǔ)設(shè)置進(jìn)行應(yīng)用操作等。
其次，ERP軟件的選擇。
目前市面上有很多的、自稱完善、先進(jìn)的ERP軟件。軟件商為了銷售自己產(chǎn)品，往往夸大其詞，如果不能正確判斷和選擇，選擇的ERP軟件不能實(shí)現(xiàn)要求的功能，或者該套軟件系統(tǒng)不適合自己的企業(yè)，浪費(fèi)金錢還在其次，主要的是會嚴(yán)重地影響業(yè)務(wù)的開展，更嚴(yán)重的是，會導(dǎo)致企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)癱瘓!
比如某餐飲連鎖企業(yè)，沒有認(rèn)真分析選擇，盲目聽信開發(fā)商的吹噓，以為只要上了該ERP就萬事大吉，企業(yè)管理馬上就規(guī)范了，在沒有做合理的準(zhǔn)備和安排的情況下，匆匆忙忙就全面停止了原有的半手工半電腦的操作流程，立即實(shí)施ERP，結(jié)果當(dāng)天整個(gè)軟件系統(tǒng)就發(fā)生崩潰!直接導(dǎo)致這家企業(yè)的物流配送中心的配送混亂，并且連續(xù)半月都無法扭轉(zhuǎn)這個(gè)混亂的局面。嚴(yán)重地影響了經(jīng)營不說，還莫名其妙地產(chǎn)生了巨額的庫房虧空!而參與實(shí)施這套系統(tǒng)的職工，日夜加班所付出的辛苦努力也因此付諸流水，沒有得到任何回報(bào)!
第三，網(wǎng)絡(luò)的安裝和建設(shè)。
一般而言，上ERP的企業(yè)都是集團(tuán)性質(zhì)的企業(yè)，各個(gè)業(yè)務(wù)口都不在同一地點(diǎn)，距離相隔較遠(yuǎn)，因此ERP系統(tǒng)必然要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行連接。軟件自身的質(zhì)量如何，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量和水平如何，是今后ERP能否正常運(yùn)行的關(guān)鍵。比如配套的服務(wù)器質(zhì)量的選擇、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商的選擇、防火墻的選擇等，以及網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)等。如果在ERP的運(yùn)行過程當(dāng)中，突然發(fā)生了網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者系統(tǒng)崩潰，其結(jié)果不言而喻，那就等于是把企業(yè)放在了死亡線上，即使不死，也會讓企業(yè)發(fā)生暫時(shí)性的休克!如果經(jīng)常發(fā)生網(wǎng)絡(luò)阻塞甚至系統(tǒng)崩潰，也許還不如原始的半手工半電腦化更安全可靠!尤其是目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的管理受各種因素的影響較大，經(jīng)常出現(xiàn)服務(wù)器莫名其妙被關(guān)閉的情況下，更要慎重對待。
第四，ERP的實(shí)施流程。
這也是ERP能否順利實(shí)施的關(guān)鍵。很多企業(yè)老板都有建空中樓閣的沖動(dòng)，急于求成，妄想一步到位，馬上達(dá)到最佳效果。其結(jié)果是欲速不達(dá)，反而導(dǎo)致ERP實(shí)施人員無所適從，致使系統(tǒng)的實(shí)施停滯不前。就如前面所舉例的某餐飲連鎖企業(yè)一樣，無疑老板的急于求成的心態(tài)會導(dǎo)致“上ERP就找死”的結(jié)果!須知，ERP涉及到方方面面，如果抓不住主次，分不清輕重緩急，不懂得按部就班、循序漸進(jìn)，眉毛胡子一把抓，其結(jié)果是哪個(gè)方面都做不好，哪個(gè)方面都會半途而廢。
ERP在實(shí)施前，顯然是需要綜合考慮、全面權(quán)衡的，要有一個(gè)總體的規(guī)劃，對于最終要達(dá)到的目標(biāo)要有一個(gè)明確的思想認(rèn)識。但在具體實(shí)施時(shí)，就必須抓住主線，分步進(jìn)行，先解決最中心的影響全局的環(huán)節(jié)，然后再向外擴(kuò)展，向各個(gè)相關(guān)聯(lián)的環(huán)節(jié)延伸，直至最后形成有機(jī)統(tǒng)一的整體。
其實(shí)，ERP有一個(gè)共同點(diǎn)：都是以業(yè)務(wù)為主線來開展的，其他各部門各環(huán)節(jié)都是圍繞這個(gè)業(yè)務(wù)主線來開展的，其根本目的就是要對整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)劃化的管理。
比如生產(chǎn)性的企業(yè)，主線就是從原材料采購入庫、出庫到車間、在車間生產(chǎn)、產(chǎn)品出車間進(jìn)庫房、出庫到銷售部門、直到銷售出去。ERP的作用就是對這個(gè)流程進(jìn)行規(guī)范化管理，主要部門就是物流配送中心、生產(chǎn)和銷售部門，其他相應(yīng)的人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門等都是附著在這條主線上的附屬關(guān)系。在ERP的實(shí)施過程當(dāng)中，影響全局的中心環(huán)節(jié)應(yīng)該是總庫所在的調(diào)撥中心，ERP的基礎(chǔ)設(shè)置大多在調(diào)撥中心，只要把調(diào)撥中心的基礎(chǔ)設(shè)置完成了，并且順暢地運(yùn)轉(zhuǎn)起來，整個(gè)ERP流程的實(shí)施就容易了。
又如餐飲連鎖企業(yè)，主線就是食品材料采購入庫、出庫配送到各門店、廚房加工、直到餐廳銷售出去。主要部門是物流配送中心和餐廳，其他相關(guān)的人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門也是附屬關(guān)系。在ERP的實(shí)施過程當(dāng)中，影響全局的中心環(huán)節(jié)同樣是物流配送中心，只要把物流配送中心的ERP建設(shè)好了，運(yùn)轉(zhuǎn)順暢了，再逐步延伸到其他環(huán)節(jié)如采購、門店二級庫、廚房，以及財(cái)務(wù)部門等，整個(gè)ERP流程的實(shí)施就順暢了。
再如商業(yè)批發(fā)兼零售企業(yè)，主線也是從商品采購、到配送中心入庫、配送中心出庫配送到各銷售點(diǎn)二級庫、各二級庫出庫到柜臺、直到銷售出去。其他的人事、財(cái)務(wù)部門都是附屬關(guān)系。中心環(huán)節(jié)依然是配送中心的中心庫。ERP的實(shí)施，首先需要解決的就是配送中心這個(gè)部分，這個(gè)部分不能解決，其他部分就很難有效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。
第五，ERP實(shí)施的時(shí)限。
通常企業(yè)的老板都急于求成，以為ERP就是一個(gè)軟件安裝而已，把ERP的實(shí)施看得非常簡單，因此對ERP的實(shí)施在時(shí)間上沒有充分的認(rèn)識。如果3個(gè)月不見效果，甚至半年也沒有見到效果，就大光其火，進(jìn)而指責(zé)ERP合作商，批評企業(yè)員工，為一個(gè)ERP系統(tǒng)，大家都受打擊，喪失工作的熱忱和積極性，嚴(yán)重的會導(dǎo)致部分員工離職!所以如果不能充分考慮到ERP實(shí)施的復(fù)雜性，對ERP實(shí)施時(shí)間的認(rèn)識不足，也會間接地導(dǎo)致“上ERP就找死”的結(jié)果。
從上面我們闡述實(shí)施ERP的各個(gè)環(huán)節(jié)來看，ERP的實(shí)施，絕對不是一蹴而就的，這是一個(gè)比較漫長而且比較艱辛的、甚至比較痛苦的過程：短的，一年會見到效果;長的，超過一年。真正要做到流暢地運(yùn)用ERP，至少需要兩年以上的時(shí)間，因?yàn)榈谝荒晔腔A(chǔ)建設(shè)和實(shí)施、試用，第二年還需要繼續(xù)補(bǔ)充、修正、完善。如果實(shí)施流程不合理，兩年之后，或許還會重新回到起點(diǎn)!
第六，ERP項(xiàng)目實(shí)施的主管。
前面已經(jīng)說了，ERP的實(shí)施是以業(yè)務(wù)為主線，主要的目的是為了對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范化管理。所以，通常的情況下，一般企業(yè)都是選擇負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的副總或運(yùn)營總監(jiān)來負(fù)責(zé)ERP項(xiàng)目的實(shí)施，這無可厚非，但這恰恰就是很多參與ERP項(xiàng)目的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，在實(shí)施ERP過程當(dāng)中遇到的最大的障礙!
分析其原因，主要就是ERP實(shí)施的內(nèi)容更多的還是以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為主!除了部分行政和人力資源方面的內(nèi)容外，幾乎都與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)!所以，幾乎ERP的每一個(gè)步驟，每一個(gè)具體的環(huán)節(jié)，都離不開財(cái)務(wù)。由此財(cái)務(wù)部門必然要介入更深，甚至超過業(yè)務(wù)部門。而由于財(cái)務(wù)的專業(yè)性較強(qiáng)，大多數(shù)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人實(shí)際上并不真正精通財(cái)務(wù)，個(gè)別的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人即使對財(cái)務(wù)有所了解但也多是一知半解。這樣在ERP實(shí)施流程的設(shè)計(jì)方面以及具體的實(shí)施內(nèi)容方面，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人所作出的決策，往往就不符合財(cái)務(wù)操作的要求。這時(shí)如果財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人明哲保身、不理不問或者稀里糊涂，最后就會導(dǎo)致整個(gè)ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)操作方面的問題層出不窮，甚至?xí)䲠噥y財(cái)務(wù)的正常工作。我們都知道，財(cái)務(wù)是企業(yè)管理的核心，一個(gè)企業(yè)只要財(cái)務(wù)不亂，企業(yè)就能穩(wěn)定發(fā)展;如果財(cái)務(wù)混亂，這個(gè)企業(yè)離倒閉也就不遠(yuǎn)了。所以，如果ERP的實(shí)施最終導(dǎo)致了財(cái)務(wù)的混亂，那么，上ERP也就是在找死!
因此，ERP項(xiàng)目的實(shí)施主管，實(shí)際上應(yīng)該選擇負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)經(jīng)理來承擔(dān)。而且這個(gè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，除了精通本企業(yè)的財(cái)務(wù)之外，還必須要對業(yè)務(wù)流程有透徹的了解，并且還要有民主作風(fēng)，在首先考慮財(cái)務(wù)的需求的條件下，盡量考慮到業(yè)務(wù)的需求。
當(dāng)然，如果企業(yè)里面沒有合適的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人人選，或者這個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人無法勝任這項(xiàng)工作，那就不得不由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人出面來主持，即使這樣，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人也應(yīng)該盡量要求財(cái)務(wù)人員參與整個(gè)流程，并首要考慮財(cái)務(wù)的意見和需求。
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