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新版審計檔案管理辦法：2016年7月1日起施行
財政部高度重視會計師事務(wù)所審計檔案管理制度建設(shè)，2016年再出臺了新版審計檔案管理辦法，CN人才網(wǎng)小編了解到在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的會計師事務(wù)所管理審計檔案，都適用本辦法。
會計師事務(wù)所從事審閱業(yè)務(wù)和其他鑒證業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案參照執(zhí)行。需要說明的是，《管理辦法》規(guī)定的審計檔案不僅包括按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則要求形成的審計工作底稿，而且包括具有保存價值、應(yīng)當歸檔管理的與執(zhí)行審計業(yè)務(wù)有關(guān)的其他歷史記錄，例如：有關(guān)審計師獨立性、項目承接與保持等事項的記錄;審計業(yè)務(wù)約定書;被審計單位有關(guān)法律文件、組織架構(gòu)及管理層人員信息;審計報告日后有關(guān)事項的記錄以及完成審計業(yè)務(wù)后的工作總結(jié)等。
根據(jù)近年來行業(yè)發(fā)展和商事制度改革等新形勢，《管理辦法》在現(xiàn)有檔案管理法規(guī)制度和執(zhí)業(yè)準則的基礎(chǔ)上，建立了國家層面的會計師事務(wù)所審計檔案管理統(tǒng)一制度。其突出特點主要表現(xiàn)在以下方面：一是建立了會計師事務(wù)所審計檔案管理的三級責(zé)任體系，即首席合伙人或法定代表人負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，指定的審計檔案分管負責(zé)人負分管責(zé)任，審計檔案管理人員負直接責(zé)任。二是對會計師事務(wù)所合并、分立、終止、組織形式轉(zhuǎn)制、交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)等情形下的審計檔案處置和管理作出了明確規(guī)定，有利于解決行業(yè)內(nèi)因重組合并等衍生的檔案管理問題。三是對會計師事務(wù)所的審計檔案管理進行了創(chuàng)新，允許會計師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的規(guī)定，結(jié)合審計業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計風(fēng)險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限;允許會計師事務(wù)所向所在地國家綜合檔案館寄存或委托檔案中介服務(wù)機構(gòu)代管審計檔案等。四是順應(yīng)信息技術(shù)革新和審計技術(shù)發(fā)展的需要，要求會計師事務(wù)所加強信息化建設(shè)，提升審計檔案的管理水平和利用效能;強化電子審計檔案管理，采取建立防篡改機制和備份管理制度等措施，確保電子審計檔案真實、完整、可用和安全。
在《管理辦法》發(fā)布之前，會計師事務(wù)所審計檔案管理主要遵循一般檔案管理法規(guī)制度和注冊會計師執(zhí)業(yè)準則的相關(guān)要求�？傮w而言，《管理辦法》與現(xiàn)有檔案管理法規(guī)制度和注冊會計師執(zhí)業(yè)準則是并行不悖、互相補充、相輔相成的關(guān)系。作為統(tǒng)領(lǐng)會計師事務(wù)所審計檔案管理的基本規(guī)范，《管理辦法》突出了行業(yè)特性，重點對會計師事務(wù)所審計檔案管理的制度建設(shè)、責(zé)任體系、管理方式、保管要求、提供利用等作出了原則性規(guī)范。在審計檔案的整理立卷、分類編號、索引編制等方面，《管理辦法》僅作概括性描述，會計師事務(wù)所在實務(wù)中可遵循檔案管理法規(guī)制度的一般要求或參照檔案管理法規(guī)制度制定本所的內(nèi)部細則。
由于審計工作底稿構(gòu)成了審計檔案的主體，而且注冊會計師執(zhí)業(yè)準則對審計工作底稿的具體內(nèi)容、歸檔期限、保存期限、查閱權(quán)限等已有詳細規(guī)定，為避免重復(fù)規(guī)范，《管理辦法》對執(zhí)業(yè)準則中已有規(guī)定的內(nèi)容僅作概括性表述。在實務(wù)中，會計師事務(wù)所應(yīng)當按照《管理辦法》制定本所的審計檔案管理制度、規(guī)范本所的審計檔案管理，在涉及審計工作底稿的內(nèi)容范圍、歸檔期限等具體問題時，應(yīng)當遵循注冊會計師執(zhí)業(yè)準則。
會計師事務(wù)所應(yīng)當建立健全審計檔案管理制度，嚴格審計檔案管理要求，加大信息化建設(shè)力度，提升審計檔案管理水平。發(fā)生合并、分立、終止、組織形式轉(zhuǎn)制、交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)等事項時，要妥善安排審計檔案的處置和管理，并做好向省級財政部門的備案工作。此外，在開展中國內(nèi)地企業(yè)境外上市審計業(yè)務(wù)時，要依法依規(guī)做好保密和檔案管理工作。
各省級財政部門和檔案行政管理部門要高度重視，按照各自職責(zé)切實強化對會計師事務(wù)所審計檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)，促進會計師事務(wù)所規(guī)范審計檔案管理，發(fā)揮審計檔案的保障作用，推動注冊會計師行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
以下是2016年會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法全文：
會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范會計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的會計師事務(wù)所管理審計檔案，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應(yīng)當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。
第四條 審計檔案應(yīng)當由會計師事務(wù)所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
會計師事務(wù)所應(yīng)當明確一名負責(zé)人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作，該負責(zé)人對審計檔案工作負分管責(zé)任。
會計師事務(wù)所應(yīng)當設(shè)立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責(zé)任。審計檔案管理人員應(yīng)當接受檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。
第六條 會計師事務(wù)所應(yīng)當結(jié)合自身經(jīng)營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術(shù)和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。
會計師事務(wù)所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務(wù)的，應(yīng)當嚴格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第二章 歸檔、保管與利用
第七條 會計師事務(wù)所從業(yè)人員應(yīng)當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的要求，及時將審計業(yè)務(wù)資料按審計項目整理立卷。
審計檔案管理人員應(yīng)當對接收的審計檔案及時進行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。
第八條 會計師事務(wù)所不得任意刪改已經(jīng)歸檔的審計檔案。按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定可以對審計檔案作出變動的，應(yīng)當履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。
第九條 會計師事務(wù)所自行保管審計檔案的，應(yīng)當配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設(shè)施和設(shè)備。
會計師事務(wù)所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設(shè)立、管理規(guī)范的檔案中介服務(wù)機構(gòu)(以下簡稱中介機構(gòu))代為保管。
第十條 會計師事務(wù)所應(yīng)當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的規(guī)定，結(jié)合審計業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計風(fēng)險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一條 審計檔案管理人員應(yīng)當定期對審計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)損毀、遺失等異常情況，應(yīng)當及時向分管負責(zé)人或經(jīng)其授權(quán)的其他人員報告并采取相應(yīng)的補救措施。
第十二條 會計師事務(wù)所應(yīng)當嚴格執(zhí)行審計檔案利用制度，規(guī)范審計檔案查閱、復(fù)制、借出等環(huán)節(jié)的工作。
第十三條 會計師事務(wù)所對審計檔案負有保密義務(wù)，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。手續(xù)不健全的，會計師事務(wù)所有權(quán)不予提供。
第三章 權(quán)屬與處置
第十四條 審計檔案所有權(quán)歸屬會計師事務(wù)所并由其依法實施管理。
第十五條 會計師事務(wù)所合并的，合并各方的審計檔案應(yīng)當由合并后的會計師事務(wù)所統(tǒng)一管理。
第十六條 會計師事務(wù)所分立后原會計師事務(wù)所存續(xù)的，在分立之前形成的審計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理。
會計師事務(wù)所分立后原會計師事務(wù)所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應(yīng)當根據(jù)分立協(xié)議，由分立后的會計師事務(wù)所分別管理，或由其中一方統(tǒng)一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構(gòu)代為保管。
第十七條 會計師事務(wù)所因解散、依法被撤銷、被宣告破產(chǎn)或其他原因終止的，應(yīng)當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構(gòu)代為保管。
第十八條 會計師事務(wù)所分所終止的，應(yīng)當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構(gòu)代為保管。
第十九條 會計師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應(yīng)當在交回執(zhí)業(yè)證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構(gòu)代為保管。
第二十條 有限責(zé)任制會計師事務(wù)所及其分所因組織形式轉(zhuǎn)制而注銷，并新設(shè)合伙制會計師事務(wù)所及分所的，轉(zhuǎn)制之前形成的審計檔案由新設(shè)的合伙制會計師事務(wù)所及分所分別管理。
第二十一條 會計師事務(wù)所及分所委托中介機構(gòu)代為保管審計檔案的，應(yīng)當簽訂書面委托協(xié)議，并在協(xié)議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關(guān)權(quán)利義務(wù)。
第二十二條 會計師事務(wù)所及分所終止或會計師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應(yīng)當在交回執(zhí)業(yè)證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構(gòu)代為保管審計檔案的，應(yīng)當提交書面委托協(xié)議復(fù)印件。
第四章 鑒定與銷毀
第二十三條 會計師事務(wù)所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統(tǒng)稱檔案管理部門)應(yīng)當定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。
經(jīng)鑒定后，確需繼續(xù)保存的審計檔案應(yīng)重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應(yīng)當?shù)怯浽靸�，�?jīng)會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。
第二十四條 會計師事務(wù)所銷毀審計檔案，應(yīng)當由會計師事務(wù)所檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務(wù)所信息化管理部門應(yīng)當派員監(jiān)銷。
第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監(jiān)銷人簽名等)應(yīng)當長期保存。
第五章 信息化管理
第二十六條 會計師事務(wù)所應(yīng)當加強信息化建設(shè)，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。
第二十七條 會計師事務(wù)所對執(zhí)業(yè)過程中形成的具有保存價值的電子審計業(yè)務(wù)資料，應(yīng)當采用有效的存儲格式和存儲介質(zhì)歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。
第二十八條 會計師事務(wù)所應(yīng)當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第六章 監(jiān)督管理
第二十九條 會計師事務(wù)所從業(yè)人員轉(zhuǎn)所執(zhí)業(yè)的，離所前應(yīng)當辦理完結(jié)審計業(yè)務(wù)資料交接手續(xù)，不得將屬于原所的審計業(yè)務(wù)資料帶至新所。
禁止會計師事務(wù)所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據(jù)為己有或委托個人私存審計檔案。
第三十條 會計師事務(wù)所違反本辦法規(guī)定的，由省級以上財政部門責(zé)令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監(jiān)管對象或依法采取其他行政監(jiān)管措施。
會計師事務(wù)所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規(guī)定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。
第七章 附 則
第三十一條 會計師事務(wù)所從事審閱業(yè)務(wù)和其他鑒證業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案參照本辦法執(zhí)行。有關(guān)法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十二條 本辦法自2016年7月1日起施行。
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