實施企業(yè)檔案知識化管理新模式的策略企業(yè)管理論文
一、基于知識管理的企業(yè)檔案管理新模式
知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的戰(zhàn)略資源是知識資源，企業(yè)的競爭優(yōu)勢來自于對知識資源的有效開發(fā)和管理。如果能成功地將蘊藏在企業(yè)員工腦中和組織作業(yè)流程中的隱性知識，以及分散在企業(yè)內(nèi)部與外部的各種顯性知識，進行有效地開發(fā)和管理，企業(yè)的市場競爭力將會得到大幅提升。正因為如此，知識管理己經(jīng)成為繼全面品質(zhì)管理、企業(yè)流程再造、學習型組織之后，企業(yè)中最重要的管理課題。
知識管理的概念，理論界和實務界有不同的認識。有學者認為，知識管理就是運用集體的智慧提高應變和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。資深知識管理專家Yogesh則認為，知識管理就是當企業(yè)面對日益增長的非連續(xù)環(huán)境變化時，針對組織的適應性、組織的生存和競爭能力等重要方面的一種迎合性措施。本質(zhì)上，它包涵了組織的發(fā)展進程，并尋求將信息技術(shù)所提供的對數(shù)據(jù)和信息的處理能力，以及人的發(fā)明創(chuàng)造能力這兩方面進行有機的結(jié)合。美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心(APQC)認為，知識管理應該是組織一種有意識采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并通過不同的方式將其付諸實踐，最終達到提高組織業(yè)績的目的�！禔MT知識管理白皮書》指出，知識管理是“協(xié)助企業(yè)組織和個人借助信息技術(shù)，圍繞各種知識內(nèi)容，實現(xiàn)其創(chuàng)造、儲存、分享、應用和更新的過程，并在企業(yè)、組織、個人業(yè)務戰(zhàn)略以及經(jīng)濟績效諸方面，形成知識優(yōu)勢和產(chǎn)生價值的過程。”
由于企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境的變化，企業(yè)檔案管理經(jīng)歷了由史料管理范式向信息資源管理范式，向知識管理范式的轉(zhuǎn)變。在史料管理范式下，檔案界將檔案作為一個實體來管理和研究，強調(diào)并突出檔案的憑證價值和情報價值，并圍繞檔案實體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等形成了一套較為完整的檔案工作理論。20世紀80年代以來，隨著信息論的傳入，檔案界紛紛轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式和理念。無論是在學術(shù)研究領(lǐng)域還是在管理領(lǐng)域，人們都將檔案視為一種“重要的信息資源”，力圖用信息資源的視角來研究和看待檔案和檔案工作。世紀之交，隨著知識經(jīng)濟的悄然興起，知識管理應運而生。知識管理是信息管理的繼承和發(fā)展，是信息管理的高級階段。面對這一新的際遇，檔案資源在社會發(fā)展中的重要性又一次在新的語境和觀念中被詮釋。從知識的來源、生產(chǎn)、存儲、整理、到知識的流通、傳播、交流，以及知識的學習、利用、共享、評估等等，將構(gòu)成一個完整的知識經(jīng)濟體系，而檔案在這一體系中處于源頭和基礎地位。將檔案信息價值上升到知識層次逐漸被視為檔案管理活動的首要目標。
筆者認為，“企業(yè)檔案的知識管理范式”包含了下列基本思想內(nèi)涵：
第一，以知識管理為導向創(chuàng)新和拓展檔案管理內(nèi)涵。檔案管理應該以知識管理為導向，將文件、檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件、檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊含的知識；應該按照知識管理的要求，應用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動，從而提升檔案管理的價值，提高檔案管理的地位。
第二，在知識管理和信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理必須率先實現(xiàn)由保管單位到知識元的細化。知識元是知識管理的基本單位，它是表達技術(shù)訣竅、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等等方面的基本元素。借助于計算機和網(wǎng)絡通信這兩個強有力的工具，知識元管理變得比案卷管理更加輕松自如。同時，也解決了案卷管理中的實際問題，使檔案信息資源開發(fā)利用更加深入，對企業(yè)經(jīng)營活動輔助作用的成效也更為顯著。
第三，既重視表達記錄型顯性知識的管理，也重視潛涵在記錄背后的社會記憶知識的挖掘；既重視對人類腦力勞動成果的管理，也重視對腦力勞動成果形成過程的管理；當案知識管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案(知識）。正如麗貝卡?巴克利所說“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案”，“毫無疑問，關(guān)注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點�！�
二、企業(yè)檔案管理對于知識管理的意義
(一)企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源
知識管理關(guān)注的重點在于對知識的有效管理，通過建構(gòu)一個知識管理系統(tǒng)，將組織內(nèi)外各種可得的有形、無形知識，有效地加以記錄整理、分享應用以及再造，使其不斷地傳承與創(chuàng)新，并以此增強組織的核心競爭力。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中直接形成的原始記錄，其構(gòu)成以科技檔案為主體，包括黨群工作、行政管理、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物流管理、財務管理、人力資源管理等方面的檔案。作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實歷史記錄，企業(yè)檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識。正如IBMLotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中所說的“文檔是知識的容器，是己經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業(yè)的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標�！睆倪@個意義上說，作為企業(yè)記憶的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源。一個企業(yè)是否有數(shù)量大、質(zhì)量高的檔案知識儲備，往往是衡量這個企業(yè)科技水平高低的重要指標之一。
(二)企業(yè)檔案管理是企業(yè)實現(xiàn)隱性知識價值的途徑
要實現(xiàn)良好的知識管理，企業(yè)除應善于掌握己知的顯性知識外，還應能充分開發(fā)和利用企業(yè)的高度個性化的隱性知識。隱性知識存在于企業(yè)的管理者、雇員和客戶的頭腦中，存在于企業(yè)的工作過程和工作環(huán)境中。由于隱性知識通常是企業(yè)最有價值的知識，而它又十分容易隨著人員的離職、環(huán)境的變化等而造成流失，因此，知識管理戰(zhàn)略中的關(guān)鍵一點就是要設法使個人的隱性知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識。英國知識管理權(quán)威大衛(wèi)?斯卡姆認為，有兩種輔助手段可以使個人的隱性知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)的顯性知識：使之轉(zhuǎn)變?yōu)楦@性的形式一文件、工藝流程以及數(shù)據(jù)庫等；昔助更好的聯(lián)絡加強隱性知識的流動，從而使之更廣泛地在企業(yè)內(nèi)傳播，而不是潛伏在少數(shù)人心中。顯然，這兩種手段是有效地建立企業(yè)的檔案保管制度和做好保管工作的關(guān)鍵。如果我們通過有效的管理措施和方法，對企業(yè)員工在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在工作的各個環(huán)節(jié)自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料、信息成品和半成品記錄下來，形成企業(yè)的文件和檔案加以保管并使其在企業(yè)內(nèi)流傳，那么，我們便能克服隱性知識對企業(yè)個人和環(huán)境的依賴性，使易于流失的隱性知識固化，使個性化的個人知識變?yōu)槠髽I(yè)的共享知識，最終實現(xiàn)將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識而最大限度地實現(xiàn)隱性知識的價值
(三)企業(yè)檔案是保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器
企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和核心的知識資本。保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護企業(yè)合法權(quán)益、促進企業(yè)知識創(chuàng)新能力的重要保證，也是企業(yè)知識管理的一項重要職責。企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。例如：在產(chǎn)品申請發(fā)明、實用新型或外觀設計專利發(fā)生申請權(quán)糾紛時，產(chǎn)品檔案中的技術(shù)協(xié)議書、委托書及相關(guān)合同文件往往能為糾紛的解決提供有力的證據(jù)；產(chǎn)品設計計算文件、產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品裝配試驗的技術(shù)條件等文件是發(fā)生有關(guān)該產(chǎn)品的假冒、仿制等侵權(quán)糾紛時的有利證據(jù)。由此可見，企業(yè)檔案是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護的有力武器。
三、企業(yè)檔案知識化管理的實施策略
(一)拓展和完善企業(yè)檔案管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著企業(yè)知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，對企業(yè)記憶的質(zhì)量和水平提出了更高的要求。因此，知識管理要求我們轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，在企業(yè)知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善企業(yè)檔案管理的.職能。
(二)再造檔案管理業(yè)務流程
業(yè)務流程再造是指對組織中及組織間的工作流程與程序進行分析和再設計。對企業(yè)檔案管理業(yè)務進行流程再造，應把企業(yè)檔案看作一個不可分割的文件連續(xù)體，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程不僅有助于加強企業(yè)的知識管理，而且能強化企業(yè)各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高整個企業(yè)的工作效率。在這一流程中需要兩種“嵌入”，即將業(yè)務活動的要求和檔案管理的要求同時嵌人文件管理系統(tǒng)中。在現(xiàn)代社會組織中，業(yè)務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，也反映了該機構(gòu)的業(yè)務流程。在文檔一體化系統(tǒng)中把這兩個流程有機地融合起來，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務流程的要求，或把業(yè)務流程要求嵌人文件流程，可以減少流程的中間環(huán)節(jié)，提高流程中的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務工作效率，改善文件質(zhì)量。
(三)開發(fā)與應用檔案管理新技術(shù)
隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化。同時，電子商務等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應用，導致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對企業(yè)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深人開發(fā)，所以很難適應企業(yè)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應用，為企業(yè)的檔案管理提供了一個轉(zhuǎn)變契機，促使企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。目前，運用在知識管理中的主要技術(shù)有：數(shù)據(jù)倉庫、群件、知識地圖、超文本技術(shù)、元數(shù)據(jù)等。因此，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，推動企業(yè)知識管理水平的提高。
(四）強化檔案知識智能化服務意識，實現(xiàn)知識共享
提供優(yōu)質(zhì)、高效的知識服務，實現(xiàn)知識共享是企業(yè)知識管理的最終目標。企業(yè)的檔案知識智能化服務可以通過建設企業(yè)知識倉庫，提供知識導航、知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡環(huán)境下，這種服務方式將被廣泛采用。在企業(yè)內(nèi)部，可以通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。建立在網(wǎng)絡互聯(lián)基礎上的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，可以使企業(yè)內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，實現(xiàn)知識的傳遞和共享。對于企業(yè)外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應的企業(yè)外部網(wǎng)，實現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理部門的主頁或者企業(yè)的站點，直接與知識服務子系統(tǒng)鏈接，從而獲得有效的檔案知識服務。
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