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中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理對(duì)策
應(yīng)收賬款是企業(yè)采用賒銷方式銷售商品或勞務(wù)而應(yīng)向顧客收取的款項(xiàng)。作為企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，應(yīng)收賬款管理直接影響企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金的周轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益。如何監(jiān)控應(yīng)收賬款發(fā)生以及如何處理企業(yè)的不良債權(quán)等問(wèn)題，已經(jīng)成為中小企業(yè)管理中不容回避的一個(gè)重要課題。
一、應(yīng)收賬款對(duì)企業(yè)的潛在危害
(一)影響企業(yè)的盈利狀況。盈利是中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)的根本目的，而收入又是中小企業(yè)獲取利潤(rùn)的重要來(lái)源，為此，企業(yè)總是想方設(shè)法通過(guò)各種途徑來(lái)取得收入。應(yīng)收賬款則是中小企業(yè)在銷售商品、提供勞務(wù)等過(guò)程中產(chǎn)生的債權(quán)。由于各種原因，中小企業(yè)不得不采用賒銷的形式來(lái)取得收入，以謀求對(duì)費(fèi)用的補(bǔ)償，并從中獲取利潤(rùn)。所以，企業(yè)的收入增加往往伴隨著應(yīng)收賬款的增加;反之，應(yīng)收賬款的增加從某種意義上而言也使得收入增加。
(二)降低企業(yè)的資金使用效率。為了保證日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行，中小企業(yè)必須保證現(xiàn)金流的暢通。應(yīng)收賬款在一定程度上擴(kuò)大了收入，如能及時(shí)收回，則可以保障企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，如不能及時(shí)收回，則現(xiàn)金周轉(zhuǎn)將會(huì)受到阻礙，企業(yè)徒有增加利潤(rùn)的虛名，實(shí)則嚴(yán)重影響各個(gè)職能部門的正常運(yùn)作，甚至?xí)䦟?dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。
(三)增加企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)成本 。一方面中小企業(yè)為了擴(kuò)大收入盡量采用賒銷方式，從而在增加收入的同時(shí)，使得應(yīng)收賬款也增加，另一方面中小企業(yè)要為收入、利潤(rùn)繳納增值稅、營(yíng)業(yè)稅、企業(yè)所得稅等各種稅費(fèi)，雖然這些稅款最終是由購(gòu)買者承擔(dān)，但稅款是不能拖欠的，如果應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回，中小企業(yè)就必須自掏腰包，事先替購(gòu)買者墊支，勢(shì)必因提前繳稅給自身財(cái)務(wù)帶來(lái)壓力。如果企業(yè)應(yīng)收賬款大量存在，存在壞賬的可能性也會(huì)隨之增加，實(shí)際發(fā)生的壞賬損失可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)提取的壞賬準(zhǔn)備。這樣就等于夸大了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，而對(duì)可能發(fā)生的損失不能充分估計(jì)。
(四)增加企業(yè)的機(jī)會(huì)成本。首先，被應(yīng)收賬款占用的資金，客觀上要求在經(jīng)營(yíng)中加速周轉(zhuǎn)，得到回報(bào)，但由于應(yīng)收賬款的大量存在，特別是逾期應(yīng)收賬款的比例在不斷上升導(dǎo)致被占用在應(yīng)收賬款上的資金喪失，其時(shí)間價(jià)值也相應(yīng)增加。其次，因?yàn)榇呤諔?yīng)收賬款，迫使企業(yè)不得不投入大量的人力、物力和財(cái)力，加大催收成本;同時(shí)，因?yàn)榇罅抠Y金被沉淀，借款時(shí)間被延長(zhǎng)，增加了企業(yè)的利息支出等。由于各種成本費(fèi)用加大，使得資金喪失了贏利機(jī)會(huì)，增加了資金的機(jī)會(huì)成本。
二、應(yīng)收賬款管理所面臨的主要問(wèn)題
(一)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力。在商品和勞務(wù)供應(yīng)同質(zhì)化的市場(chǎng)環(huán)境下，消費(fèi)者和客戶在選擇商品或接受勞務(wù)供應(yīng)時(shí)有較大空間。所以，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，中小企業(yè)不得不采用賒銷的方式取得收入，由此產(chǎn)生了大量的應(yīng)收賬款，賒賬金額大、賒賬單位多、賒賬次數(shù)高等，已經(jīng)成為中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理中急需解決的棘手問(wèn)題。
(二)客戶資信狀況的不確定性�？蛻羰瞧髽I(yè)的衣食父母，其信用是維系交易的必要條件。因此應(yīng)隨時(shí)掌握客戶的資信狀況。但由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的易變性，使得客戶的資信狀況不一定處于一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)，如果此時(shí)中小企業(yè)沒(méi)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶資信狀況的變化，而按照以往的信用條件進(jìn)行賒銷，就會(huì)使得壞賬產(chǎn)生的幾率大大增加。
(三)企業(yè)內(nèi)部管理的不健全。有些中小企業(yè)不重視應(yīng)收賬款的管理工作，在職能部門設(shè)置、崗位分工、考核目標(biāo)訂立等方面未能有效地建立健全應(yīng)收賬款管理機(jī)制，使得企業(yè)在收入增加的同時(shí)帶來(lái)應(yīng)收賬款管理不善的隱患。
三、應(yīng)收賬款管理應(yīng)對(duì)策略
(一)應(yīng)收賬款事前的應(yīng)對(duì)策略
1.提高產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。中小企業(yè)應(yīng)從源頭抓起，從市場(chǎng)需求調(diào)研開(kāi)始，到生產(chǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在考慮成本效益的前提下，從產(chǎn)品的外觀、性能、質(zhì)量、規(guī)格等各方面來(lái)提高產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，做出本企業(yè)產(chǎn)品的特色。只要產(chǎn)品得到客戶的認(rèn)可，并且與其他同類或類似產(chǎn)品避免趨同，企業(yè)在銷售時(shí)就有議價(jià)的籌碼，在取得收入的同時(shí)，就可以盡量減少應(yīng)收賬款的產(chǎn)生，從而減少應(yīng)收賬款增加給企業(yè)帶來(lái)的負(fù)面影響。
2.選擇有利的貨款結(jié)算方式和結(jié)算時(shí)間。企業(yè)在簽訂購(gòu)銷合同時(shí)，必須認(rèn)真考慮貨款的結(jié)算方式和結(jié)算時(shí)間。比如，在結(jié)算方式上，可以讓客戶分次支付貨款，而不必等到最后一次結(jié)算;在結(jié)算時(shí)間上，可以采用現(xiàn)金折扣的方式，給客戶適當(dāng)?shù)膫鶆?wù)扣除，盡可能快地收回資金。
3.制定科學(xué)合理的信用政策。對(duì)于經(jīng)常采用賒銷來(lái)擴(kuò)大收入的中小企業(yè)而言，必須要在信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件和收賬策略上制定相應(yīng)的信用政策。比如，對(duì)客戶信用資格進(jìn)行審查，判斷能否對(duì)其實(shí)行賒銷;對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行評(píng)級(jí)，以此來(lái)確定其享受商業(yè)信用所具備的條件。在能夠享受商業(yè)信用的客戶中，根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)供求、客戶的資信情況來(lái)確定有關(guān)的信用期、現(xiàn)金折扣比率和折扣期;對(duì)于違反信用條件的客戶，則必須采取電話催收、發(fā)函催收、派人催收甚至使用法律程序等收賬策略來(lái)收回貨款。
4.適當(dāng)增加保理業(yè)務(wù)。保理是指賣方、供應(yīng)商與保理商之間存在的一種契約關(guān)系。根據(jù)該契約，賣方、供應(yīng)商將其現(xiàn)在或?qū)?lái)的基于其與買方(債務(wù)人)訂立的貨物銷售或服務(wù)合同所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓給保理商，由保理商為其提供貿(mào)易融資、銷售分戶賬管理、應(yīng)收賬款催收、信用風(fēng)險(xiǎn)控制與壞賬擔(dān)保等服務(wù)中的至少兩項(xiàng)。這樣能使中小企業(yè)免除應(yīng)收賬款管理的麻煩，提高其競(jìng)爭(zhēng)力。
(二)應(yīng)收賬款事中和事后的動(dòng)態(tài)量化應(yīng)對(duì)策略
在應(yīng)收賬款發(fā)生之后，中小企業(yè)除了編制常規(guī)的《應(yīng)收賬款賬齡分析表》等表格來(lái)計(jì)算一些如應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等比率、分析應(yīng)收賬款的償還情況以外，還應(yīng)及時(shí)編制《應(yīng)收賬款(周、旬或月)報(bào)表》。其中周報(bào)表的格式如下：
通過(guò)報(bào)表所反映的信息，認(rèn)真分析應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)變化。有關(guān)說(shuō)明如下：
1.按應(yīng)收賬款金額大小排列，總體把握應(yīng)收賬款相關(guān)信息。將客戶所欠金額大小按遞減順序排列，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)大額欠款客戶，從而給企業(yè)制定收賬策略贏得時(shí)間。同時(shí)附上客戶聯(lián)系方式，方便及時(shí)溝通。
2.列明客戶目前的信用等級(jí)和信用額度，關(guān)注客戶信用條件是否需要調(diào)整。將本周應(yīng)收金額與信用額度對(duì)比和信用期限對(duì)比，關(guān)注其是否有超過(guò)的情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶的異動(dòng)，并在備注欄里說(shuō)明是否需要調(diào)整客戶的信用等級(jí)、信用額度和信用期限。另外，需關(guān)注臨近信用期限的客戶還款狀態(tài)，及時(shí)采取有效措施催款;而對(duì)于逾期拖欠的客戶，一方面應(yīng)在備注欄標(biāo)明，另一方面應(yīng)及時(shí)了解其有關(guān)信息，并按成本效益原則，選用合適的收賬策略。
3.分析有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)，掌握應(yīng)收賬款的變化狀況。一是可以按客戶種類分析對(duì)應(yīng)的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，了解收入增加與應(yīng)收賬款增加是否合理，如果收入增加的幅度小于應(yīng)收賬款增加幅度，則應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率就會(huì)降低，該客戶的資信狀況處于下降趨勢(shì);反之，一般處于上升趨勢(shì);二是將本期新增與本期對(duì)應(yīng)收入新增進(jìn)行對(duì)比，了解收入增加中有多少源于賒銷，多少源于現(xiàn)銷，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶資信的變動(dòng)情況;三是可以將本期收回與本期新增進(jìn)行對(duì)比，了解收回與新增的變動(dòng)情況;四是分析客戶還款的構(gòu)成，即分析本周收回中有多少是屬于前期應(yīng)收的賬款，查找是否有賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)收賬款尚未收回;五是分析本周應(yīng)收構(gòu)成，掌握本周應(yīng)收中有多少屬于前期未收的賬款;六是將所編的周(旬或月)報(bào)表與上期所編的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，與往年同期進(jìn)行對(duì)比，以觀察應(yīng)收賬款的變動(dòng)趨勢(shì)。
另外，還應(yīng)從貨幣的時(shí)間價(jià)值來(lái)分析應(yīng)收賬款，其一般不可能增值，所以應(yīng)收賬款占用的時(shí)間越長(zhǎng)，則損失越大。在企業(yè)資金周轉(zhuǎn)比較困難時(shí)，可以考慮將部分應(yīng)收賬款出售來(lái)獲取資金，用于資金再循環(huán)。
(三)確定中小企業(yè)內(nèi)部相關(guān)職能部門(或崗位)對(duì)應(yīng)收賬款的管理職責(zé)
根據(jù)中小企業(yè)規(guī)模的大小和管理要求的不同，在企業(yè)內(nèi)部可以設(shè)置某些部門或者某些崗位來(lái)完成日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理。以下幾個(gè)職能部門(或崗位)與應(yīng)收賬款的關(guān)系非常密切，必須明確其對(duì)應(yīng)收賬款的管理職責(zé)。
1.客戶資信部(或崗位)。一是負(fù)責(zé)對(duì)客戶資信情況進(jìn)行審查、評(píng)級(jí)、跟蹤和反饋;二是負(fù)責(zé)批準(zhǔn)賒銷的對(duì)象以及對(duì)賒銷賬款的及時(shí)催收。
2.銷售部(或崗位)。一是負(fù)責(zé)在洽談業(yè)務(wù)時(shí)使用各種手段，盡量不采用賒銷或適當(dāng)開(kāi)展保理業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn);如必須采用賒銷方式，則需選擇有利于企業(yè)自身的貨款結(jié)算方式和結(jié)算時(shí)間，并適時(shí)與客戶資信部(或崗位)的有關(guān)人員溝通客戶信息。二是應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，并定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)，協(xié)助客戶資信部(或崗位)人員及時(shí)清賬和催收。
3.財(cái)務(wù)部(或崗位)。一是負(fù)責(zé)正確、及時(shí)、全面地登記賒銷業(yè)務(wù)的明細(xì)賬，隨時(shí)反映每個(gè)客戶的賒欠情況;二是編制《應(yīng)收賬款(周、旬或月)報(bào)表》，認(rèn)真分析有關(guān)數(shù)據(jù)，并將分析結(jié)果與客戶資信部門(或崗位)、銷售部門(或崗位)有關(guān)人員及時(shí)溝通核對(duì);三是主動(dòng)與客戶進(jìn)行賬款核對(duì)，定期編制《應(yīng)收賬款對(duì)賬單》，及時(shí)查找核對(duì)差異產(chǎn)生的原因，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必要的賬項(xiàng)調(diào)整。
4.內(nèi)審部(或崗位)。建立嚴(yán)格的內(nèi)部審核制度，特別是對(duì)客戶資信部、銷售部、財(cái)務(wù)部的日常工作進(jìn)行監(jiān)督，有效抵制損公肥私、貪污挪用等敗德行為。
5.融投資部(或崗位)。負(fù)責(zé)將企業(yè)的應(yīng)收賬款通過(guò)抵借或讓售獲取資金，前提是符合成本效益原則，即提前使用資金增加的收益必須大于提前使用這筆資金的成本。
另外，追求產(chǎn)品的核心競(jìng)爭(zhēng)力永遠(yuǎn)是企業(yè)奮斗的目標(biāo)，也是防范應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的根本，因此，市場(chǎng)部、研發(fā)部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部這些部門要多在產(chǎn)品上下功夫。在研究市場(chǎng)需求、研發(fā)特色產(chǎn)品、采購(gòu)質(zhì)高價(jià)低的材料、安全有效的生產(chǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)上進(jìn)行科學(xué)合理的管理，提高產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以期在不減少收入的前提下，減少賒銷的規(guī)模，使企業(yè)良性發(fā)展。
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