會議室服務(wù)員工作流程

時間：2021-02-16 14:07:25 職場資訊我要投稿

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會議室服務(wù)員工作流程

　　可能有許多朋友都不知道會議室服務(wù)員的工作是什么?今天小編就給大家介紹其相關(guān)的工作流程，一起來了解吧。

會議室服務(wù)員工作流程

　　一、會議中心服務(wù)員的迎送工作

　　會議中心承擔(dān)著召開國內(nèi)外重大會議的任務(wù)，需要接待來自不同地區(qū)的參加會議者，因此這一類服務(wù)工作的“善始善終”往往表現(xiàn)在車站、機(jī)嘗碼頭的迎送環(huán)節(jié)上。迎送工作的有關(guān)事項(xiàng)如下：

　　（1）認(rèn)真研究客人的基本資料。

　　準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的話)，弄清楚客人的身份、來訪目的、與本組織的關(guān)系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。

　　（2）確定迎送規(guī)格。

　　根據(jù)以上資料，結(jié)合本組織的具體情況，確定迎送規(guī)格。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職、助理出面。對于一般客人，由公關(guān)部派員迎送即可。

　　（3）做好迎送準(zhǔn)備工作。

　　比如，與有關(guān)交通部門聯(lián)系，核實(shí)客人的班機(jī)或車船班次、時間；安排好迎送車輛；預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食；如果對所迎接的客人不熟悉，需要準(zhǔn)備一塊迎客牌子，寫上“歡迎×××先生(小姐、女士)”以及本組織的名稱；如需要，可準(zhǔn)備好鮮花等。

　　（4）嚴(yán)格掌握和遵守時間。

　　無論迎送，均需提前到達(dá)機(jī)嘗車站或碼頭，不可遲到。要考慮到中途交通與天氣原因。如送行時客人需辦理托運(yùn)或登機(jī)手續(xù)，可由公關(guān)部派員提前前往代辦。

　　（5）迎接與介紹。

　　接到客人后，即表示歡迎或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓；或自我介紹，并遞上名片�？腿顺醯揭话爿^拘謹(jǐn)，應(yīng)主動與客人寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、氣候特點(diǎn)、旅游特色，客人來訪的活動安排、籌備情況、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動幫助客人提行李。

　　（6）妥善安排。

　　客人抵達(dá)住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動的日程計(jì)劃表、本地地圖和旅游指南；向客人介紹餐廳用膳時間及主要的接待安排，了解客人的健康情況及特殊需要(如回程機(jī)、車、船票)；到達(dá)后不要馬上安排活動，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個人事務(wù)；分手前應(yīng)該約好下次見面的時間及聯(lián)系方法等。

　　二、會議服務(wù)基本環(huán)節(jié)的操作細(xì)則

　　會議的種類很多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要根據(jù)會議種類而確定。

　　會前準(zhǔn)備工作

　　會前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的.在于使會議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。

　　（1）了解會議基本情況。

　　服務(wù)員接到召開會議的通知單后，首先要掌握以下情況：出席會議的人數(shù)；會議類型、名稱；主辦單位；會議日程安排；會議的賓主身份；會議標(biāo)準(zhǔn)；會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣。

　　（2）調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。

　　會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。

　　①服務(wù)員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議廳（室）的具體情況整體安排會場布局。同時根據(jù)與會者的風(fēng)俗習(xí)慣和特殊要求調(diào)整廳（室）內(nèi)的各種裝飾藝術(shù)品、宣傳用品，搞好會議廳（室）內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。

　�、诰S修人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會議要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。

　　(3)準(zhǔn)備會議需用物品。

　　①茶水具。

　　a.茶具要求:

　　第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。

　　第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。

　　第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。

　　b.水具要求:

　　第一，不用不保溫的暖水瓶。

　　第二，暖水瓶一般15個人配備1個。

　　第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。

　　c.茶葉: